Персональные данные на сайте: что нужно учесть владельцу

Стоит на сайте появиться форме обратной связи или корзине, как владелец начинает собирать персональные данные: имена, телефоны, адреса почты, адреса доставки. Закон относится к этому всерьёз, хотя многие узнают об этом только после жалобы или проверки. Эта статья не заменяет консультацию юриста, а помогает понять общую картину: какие данные вы собираете, какие обязанности из этого следуют и какие технические меры стоит предусмотреть.

Какие данные считаются персональными

Персональными данными называют любую информацию, которая прямо или косвенно относится к определённому человеку. Определение шире, чем интуитивно кажется. Недостаточно думать только о паспортных данных.

На обычном сайте компании встречаются такие данные:

• имя и фамилия, которые клиент указывает в форме заявки или при оформлении заказа;
• номер телефона и адрес электронной почты;
• адрес доставки;
• данные аккаунта: логин, история заказов, сохранённые адреса;
• сведения из резюме, если на сайте есть форма отклика на вакансию;
• технические идентификаторы: адрес устройства, данные, которые собирают счётчики и файлы cookie, если по ним можно отнести информацию к конкретному человеку.

Ключевой вопрос такой: можно ли по этим данным определить человека? Если да, то это персональные данные, и на их обработку распространяются правила.

Почему это касается каждого владельца сайта

Обработкой персональных данных занимается тот, кто их собирает, хранит, использует или передаёт. Если ваш сайт принимает заявки или заказы, вы уже обработчик данных, независимо от размера бизнеса. Общая логика регулирования строится вокруг нескольких принципов.

• Законность и добросовестность. Данные нужно собирать на понятном основании.
• Определённая цель. Собирать можно только то, что необходимо для заявленных целей. Если нужен только телефон для связи, не стоит требовать паспортные данные и дату рождения.
• Согласие или иное основание. В большинстве случаев человек должен знать, на что соглашается, и дать согласие осознанно.
• Ограниченный срок хранения. Данные не хранятся бесконечно и удаляются, когда цель достигнута.
• Безопасность. Оператор обязан принимать меры, чтобы данные не попали к посторонним.
• Прозрачность. Человек вправе узнать, какие его данные обрабатываются, и потребовать их уточнения или удаления.

Нарушения могут привести к жалобам клиентов, проверкам надзорных органов, штрафам и ущербу для репутации. Поэтому лучше выстроить процессы заранее, чем исправлять ситуацию после обращения.

Что нужно предусмотреть на сайте

Документ о политике обработки данных

На сайте, где собираются данные, обычно размещается документ, который объясняет, какие данные собираются, для чего, как долго хранятся, кому могут передаваться и как человек может отозвать согласие или обратиться с требованием. Он должен быть доступен по ссылке из подвала сайта и из мест сбора данных. Составляйте его по реальным процессам вашего бизнеса, а не копируйте чужой текст: шаблон от конкурента может описывать совсем другие операции, и это создаст расхождение между словом и делом.

Согласие на обработку данных в формах

Рядом с каждой формой, где человек оставляет данные, должно быть понятное уведомление или отдельная отметка о согласии со ссылкой на политику. Распространённые ошибки:

• галочка уже поставлена по умолчанию, и пользователь не делал осознанного выбора;
• согласие «растворено» в общем тексте и не выделено отдельно;
• согласие на рекламную рассылку объединено с согласием на обработку заказа;
• ссылка на документ ведёт на несуществующую страницу.

Если вы отправляете рекламные сообщения, согласие на рассылку должно быть отдельным и добровольным, а у получателя должна быть простая возможность отписаться.

Файлы cookie и счётчики

Сайты используют файлы cookie для работы корзины, авторизации, аналитики и рекламы. Часть из них техническая и нужна для функционирования, часть необходима для сбора статистики и персонализации. Хорошая практика заключается в том, чтобы сообщить посетителю о том, что вы используете такие файлы, и объяснить, для чего. Подробные требования к уведомлениям о cookie уточняйте у юриста, потому что они зависят от того, какие именно инструменты вы подключили и для каких целей.

Страницы сбора данных

Пройдитесь по сайту и выпишите все места, где посетитель что-то вводит: форма заявки, обратный звонок, подписка, регистрация, оформление заказа, вакансии, комментарии, чат, квиз. Для каждого места ответьте на вопросы: какие данные собираются, зачем, где хранятся, кто имеет доступ, как долго остаются. Эта таблица станет основой документов и процессов.

Технические меры защиты данных

Юридические документы бесполезны, если данные клиентов лежат в открытом доступе. Закон требует защищать данные, и это означает не только бумаги, но и реальную техническую работу.

Защищённое соединение

Все страницы, на которых вводятся данные, должны работать по защищённому протоколу. Это базовое требование: без него данные перехватываются на пути от посетителя к серверу.

Ограничение доступа

К данным клиентов должны иметь доступ только те сотрудники, кому это нужно для работы. Раздайте права по ролям, отключайте доступ уволившимся сотрудникам и подрядчикам, ведите журнал действий в админке, чтобы можно было понять, кто просматривал и выгружал данные.

Хранение и удаление

• Не храните данные дольше, чем нужно. Для заявок, не ставших заказами, определите срок, после которого они удаляются.
• Пароли клиентов храните только в виде необратимых хэшей.
• Данные платёжных карт не храните на сайте: оплату должен принимать платёжный сервис.
• Резервные копии, содержащие данные клиентов, защищайте так же, как рабочую базу, и шифруйте.
• Предусмотрите процедуру удаления данных по запросу человека и убедитесь, что удаление затрагивает и копии, и выгрузки.

Передача данных третьим лицам

Данные покупателей неизбежно уходят службам доставки, платёжным системам, сервисам рассылок, учётным программам, колл-центрам. Каждую такую передачу нужно учитывать: понимать, кому и для чего передаётся информация, и отражать это в документах. Выбирайте подрядчиков, которые сами соблюдают правила защиты, и фиксируйте отношения письменно. Проверьте, куда физически попадают данные: размещение серверов и сервисов в другой стране может налагать дополнительные требования, и этот вопрос нужно обсудить с юристом.

Права посетителей и как отвечать на их обращения

Человек, чьи данные вы обрабатываете, обычно вправе получить информацию о том, какие его данные у вас есть и для чего, потребовать уточнить, заблокировать или удалить их, а также отозвать своё согласие. Обращение может прийти на почту, через форму или по телефону. Чтобы не потеряться, заранее определите:

1. кто в компании принимает такие обращения и как быстро на них отвечает;
2. как вы подтверждаете личность обратившегося, чтобы не выдать данные постороннему;
3. где искать данные человека во всех системах: на сайте, в учётной программе, в рассылке, в бумажных документах;
4. как фиксируются запрос и ответ, чтобы можно было подтвердить, что вы отреагировали вовремя.

Адрес для таких обращений удобно указать в политике обработки данных и вынести на сайт отдельным пунктом.

Типичные ошибки владельцев сайтов

• Нет документа или он скопирован с чужого сайта. Текст не соответствует реальным процессам, а иногда содержит чужие реквизиты.
• Собирают лишнее. Требуют обязательно заполнить дату рождения, адрес и название компании, хотя для ответа на вопрос нужно только имя и контакт.
• Согласие проставлено по умолчанию. Это не осознанный выбор посетителя.
• Данные приходят на личную почту сотрудника. После его ухода заявки остаются без контроля, а доступ к ним нельзя закрыть.
• Формы без защищённого соединения. Данные передаются в открытом виде.
• Бесконтрольные выгрузки. Таблицы с клиентами пересылаются по мессенджерам и хранятся на личных устройствах.
• Забыли про подрядчиков. Студия, маркетолог или колл-центр получают доступ к данным без письменных договорённостей.
• Нет процедуры удаления. Просьба клиента удалить данные остаётся без ответа.

Чек-лист владельца сайта

• Составлен перечень всех мест сайта, где собираются данные, и целей сбора.
• Опубликован понятный документ о политике обработки данных, написанный по вашим реальным процессам.
• Рядом с формами есть согласие со ссылкой на документ, без предустановленной галочки.
• Согласие на рассылки отделено от согласия на обработку заказа, есть простая отписка.
• Сайт работает по защищённому соединению, пароли клиентов хранятся в виде хэшей.
• Определены сроки хранения данных и порядок их удаления.
• Доступ сотрудников и подрядчиков ограничен по ролям и регулярно пересматривается.
• Резервные копии с данными клиентов защищены и зашифрованы.
• Есть порядок обработки обращений людей и ответственный за него.
• Документы и настройки проверены юристом.

Как распределить роли между владельцем, студией и юристом

Один человек редко закрывает все вопросы. Практичное разделение выглядит так.

Владелец бизнеса

Определяет, какие данные нужны и зачем, назначает ответственного за их обработку, принимает решения о сроках хранения и о подрядчиках.

Юрист

Готовит или проверяет политику, формулировки согласий, договоры с подрядчиками, подсказывает, нужны ли дополнительные уведомления, и отвечает за соответствие текущим требованиям закона.

Студия или разработчик

Реализует на сайте формы, согласия, защищённое соединение, разграничение прав, безопасное хранение и удаление, настраивает журналы и резервные копии. Если вы работаете с нами, мы закладываем эти элементы при создании интернет-магазина или другого проекта и можем обсудить вашу ситуацию вместе с вашим юристом.

Частые вопросы

Мы не даём юридических консультаций, но можем технически подготовить сайт: формы, согласия, защищённое соединение, разграничение доступа и безопасное хранение. Если хотите проверить, насколько ваш сайт готов, свяжитесь с нами через страницу контактов.